Serveis de l'arxiu - Santa Cristina d'Aro

Gestió documental

Migració al quadre de classificació de la documentació municipal de la Generalitat de Catalunya

Juntament amb altres arxius del Baix Empordà, estem treballant en fer equivaldre, sèrie per sèrie, totes les entrades del Quadre de Classificació de la documentació de l’Ajuntament, a fi i efecte de poder fer una migració sense fissures al sistema de classificació que proposa la Generalitat de Catalunya per als municipis.

A hores d’ara tenim 1123 equivalències fetes i 22 pendents de resoldre.

Eina de gestió d’expedients

Des de l’Arxiu hem estat treballant en la part de concreció de a qui es lliuren els documents que entren per registre d’entrada, qüestió estretament vinculada a quina àrea obre cada tipus d’expedient.

Ho hem plasmat en l’Eina de Gestió d’Expedients, que conté 1872 tipus i subtipus d’expedients, aprovada per la Junta de Govern Local, a sessió el dia 26 d’octubre de 2021.

D’aquests, 890 són expedients que poden incloure registres d’entrada i que cal saber amb precisió quina àrea els ha de tramitar, per tal de poder respondre més ràpidament a les peticions que formula la ciutadania.

Transferències de documentació

Una transferència de documentació és un traspàs de documents, sovint de les oficines de l’Ajuntament, als dipòsits de l’Arxiu Municipal.

Quan realitzem transferències comprovem que no falti cap document, traiem els materials nocius per a la conservació del paper i reorganitzem o tornem a encapsar la documentació, si convé.

La taula de treball sol presentar aquest aspecte.

Aquí teniu una altra imatge del “petit caos” que precedeix l’ordre, quan rebem una transferència. De vegades cal reordenar la documentació per garantir la conservació del paper, o reencapsar-la, per estalviar espai als dipòsits de l’Arxiu. Ah, i etiquetar les capses amb una referència; sinó, com les trobaríem, després?

Calendari de conservació i accés documental

L’1 de gener de 2016 s’acabava el termini perquè les administracions públiques publiquéssim dades en format obert en compliment de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern.

L’Ajuntament, doncs, va habilitar un portal de transparència dins la seva pròpia pàgina web. Dins del portal, l’Arxiu Municipal va contribuir a omplir 6 dels 128 apartats de que es composa, entre ells, el de “Calendari de conservació i règim d’accés documental”.

Consulta i reproducció

Des de l’Arxiu Municipal resolem les sol·licituds d’accés a la informació pública de caràcter històric.

L’Arxiu està obert a tota la ciutadania en general, estudiants, investigadors, professionals, empreses, entitats, persones titulars de documents d’interès públic, etc. L’accés és lliure i gratuït i no cal tenir un perfil específic per accedir-hi i requerir-ne els serveis.

Sol·licituds d’accés a la informació pública

Per a accedir a la informació i/o documentació caldrà demanar-ho mitjançant sol·licitud al registre d’entrada de l’Ajuntament.

Telemàtica: https://santacristina.cat/seu-e-i-tramits/362-instancia-generica.html
Presencial: Oficina d’Atenció Ciutadana (OAC) Pl. de Catalunya, 1, 17246 Santa Cristina d’Aro De dilluns a divendres, de 8.00 a 13.30 h. Tel: 972 83 70 10.

Davant de qualsevol dubte, escriviu-nos a: .

Queden exclosos de l’accés general els documents amb dades objecte de protecció. La reproducció de documentació està subjecta a la normativa i tarifes vigents.

El marc legal de l’accés a la informació pública ve donat pel Títol III. De la informació pública, Capítols I a IV (articles 18 a 53) de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern:
https://www.gencat.cat/governacio/pub/sum/secgral/Llei192014_transparenciaQL97.pdf

En aquest sentit, les resolucions de les sol·licituds d’accés es faran amb un termini màxim d’un mes.

Tractament documental

Consells pràctics de l’arxiu nacional de Catalunya per a organitzar els arxius particulars

Us compartim aquests consells pràctics, de l’Arxiu Nacional de Catalunya, per a organitzar els arxius digitals particulars:

Consells pràctics per a conservar els teus documents a casa

Us compartim aquests consells pràctics, de l’Arxiu Nacional de Catalunya, per conservar els documents històrics i de valor que tingueu a casa:

Consells pràctics de l’arxiu nacional de Catalunya per preservar les fotografies en paper

Us compartim aquests consells pràctics, de l’Arxiu Nacional de Catalunya, per preservar les vostres fotografies en paper i que no perdin qualitat:

Digitalització de la contribució territorial

Coincidint amb les All Digital Weeks d’aquest any, us traslladem un missatge dels nostres documents:

“Adéu, ens n’anem a cal digitalitzador. Som els documents de l’impost territorial (en sòl urbà o rústic). Som una de les estrelles de l’Arxiu. Els investigadors ens venen a veure molt sovint, i per això ens mereixem un descans. Els nostres duplicats (digitals) ens substituiran i us atendran a partir d’ara. I fins i tot us atendran en línia. Us informarem quan ens pogueu veure per Internet. Segur que quedarem molt bé!”.

Projectes

Catàleg, digitalització i buidat selectiu de la sèrie de censos i padrons d’habitants (1856-1920)

Tal com ja us vam informar, estem treballant en el projecte “Catàleg, digitalització i buidat selectiu de la sèrie de censos i padrons d’habitants (1856-1920)”, subvencionat pel Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya.

Hi ha pàgines i més pàgines de documentació de població. A la vegada, la informació que contenen és molt demanada des de la ciutadania, per això ara hem començat amb la part de transcripció de noms de persona que aquests censos contenen. Això agilitzarà molt la cerca de persones en aquests documents.

Registre d’eliminació de documents

L’1 de gener de 2016 s’acabava el termini perquè les administracions públiques publiquéssim dades en format obert en compliment de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern.

L’Ajuntament, doncs, va habilitar un portal de transparència dins la seva pròpia pàgina web. Dins del portal, l’Arxiu Municipal va contribuir a omplir 6 dels 128 apartats de que es composa, entre ells, el de “Registre d’eliminació de documents”.

Memòries

Estadística de sol·licituds d’informació de caràcter històric

Quina és la documentació de caràcter històric que més se’ns ha demanat a l’Arxiu?
L’estadística de sol·licituds d’informació de caràcter històric ens mostra els següents resultats:

Entre 2005 (des d’abril) i 2022 (fins al març) hem rebut 725 sol·licituds d’accés a la informació de caràcter històric (43 cada any; 3,6 cada mes).

Entre 2017 i setembre de 2022 hem rebut 191 sol·licituds d’aquest tipus (51 cada any, 4,2 cada mes).
Representen el 57% de les consultes que rebem a l’arxiu.
La resta, 143 (un 43%) són de caràcter administratiu.

De les 191 de tipus històric, el 63% (121) les resolem recorrent a diversos fons de forma combinada
Un 28% (54) les resolem anant al fons de l’Ajuntament, únicament.
El 8% (16) restant es resol a través d’altres fons i col·leccions.

De les 121 que resolem amb diversos fons, en destaquen dos tipus de consultes:

Les que recorrent a publicacions queden resoltes (48%).
Les que demanen accedir només a documents fotogràfics (39%).

Això ens marca un camí, pel que fa a publicacions:

Cal que inventariem les que resten pendents.
Cal que la descripció sigui exhaustiva i determini temàtiques i àmbits geogràfics.
Cal tenir totes les publicacions pròpies digitalitzades i en línia.
Cal facilitar l’accés a col·leccions de publicacions digitals en línia.

I un altre, pel que fa a fotografies:

Cal que encarreguem la digitalització de les fotografies de gran format que queden pendents.
Cal que digitalitzem internament les fotografies de petit format que queden pendents.
Cal que positivem els conjunts de negatius pendents per tal de veure’n el seu interès.
Cal que puguem mostrar en línia les diferents col·leccions de fotografies que conservem.

Estadística dels expedients deixats en préstec (4293 expedients prestats en aquests 17 anys)

Quina és la documentació de caràcter administratiu que més sovint ha sortit de l’arxiu i s’ha prestat a les oficines de l’Ajuntament?
Aquí la teniu, basada en el recompte dels últims 17 anys, des de 2005 (des d’abril) a 2022 (fins a setembre):

Hem prestat 4.293 expedients en aquests 17 anys (253 cada any, 21 cada mes).
Les sèries més demanades des de les oficines de l’Ajuntament són:
1935 expedients relatius a la sèrie J192. Llicències d’obres majors
560 expedients de J193. Llicències d’obres menors
494 expedients de J213. Llicències d’activitats classificades
136 expedients de J214. Llicències d’obertura d’establiments innocus
74 expedients de B171-Mj. Expedients de contractació d’obra – Majors
66 expedients de A151. Llibres d’actes del Ple de l’Ajuntament
51 expedients de J172-E. Projectes – Equipaments

A banda, hi ha expedients concrets que s’han demanat en repetides ocasions (alguns, 15 vegades; altres, 11, 10, 8, 7, etc.)

Això ens marca un camí, pel que fa a continuar facilitant l’accés a les oficines de l’Ajuntament:

Disposar d’inventaris al més actualitzats possibles a aquestes sèries i en línia.
Continuar digitalitzant la sèrie J192. Llicències d’obres majors, tal com ja s’ha anat fent en anys anteriors.
Continuar digitalitzant els expedients concrets -de sèries diverses- que es demanen repetides vegades.