MIGRACIÓ AL QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DE LA DOCUMENTACIÓ MUNCIPAL DE LA GENERALITAT DE CATALUNYA

Juntament amb altres arxius del Baix Empordà, estem treballant en fer equivaldre, sèrie per sèrie, totes les entrades del Quadre de Classificació de la documentació de l’Ajuntament, a fi i efecte de poder fer una migració sense fissures al sistema de classificació que proposa la Generalitat de Catalunya per als municipis.

A hores d’ara tenim 1123 equivalències fetes i 22 pendents de resoldre.

 Equivalències QdC ABE GenCat

GESTIÓ DOCUMENTAL

EINA DE GESTIÓ D'EXPEDIENTS 

Des de l’Arxiu hem estat treballant en la part de concreció de a qui es lliuren els documents que entren per registre d’entrada, qüestió estretament vinculada a quina àrea obre cada tipus d’expedient.

Ho hem plasmat en l’Eina de Gestió d’Expedients, que conté 1872 tipus i subtipus d’expedients, aprovada per la  Junta de Govern Local, a sessió el dia 26 d’octubre de 2021.

D’aquests, 890 són expedients que poden incloure registres d’entrada i que cal saber amb precisió quina àrea els ha de tramitar, per tal de poder respondre més ràpidament a les peticions que formula la ciutadania.

EGE lliuraments RE

 

TRANSFERÈNCIES DE DOCUMENTACIÓ

Una transferència de documentació és un traspàs de documents, sovint de les oficines de l’Ajuntament, als dipòsits de l’Arxiu Municipal.

Quan realitzem transferències comprovem que no falti cap document, traiem els materials nocius per a la conservació del paper i reorganitzem o tornem a encapsar la documentació, si convé.

La taula de treball sol presentar aquest aspecte. 

transferències arxiu

Aquí teniu una altra imatge del “petit caos” que precedeix l’ordre, quan rebem una transferència. De vegades cal reordenar la documentació per garantir la conservació del paper, o reencapsar-la, per estalviar espai als dipòsits de l’Arxiu. Ah, i etiquetar les capses amb una referència; sinó, com les trobaríem, després?

transferència

Facebook

Instagram

Twitter