EINA DE GESTIÓ D'EXPEDIENTS
Des de l’Arxiu hem estat treballant en la part de concreció de a qui es lliuren els documents que entren per registre d’entrada, qüestió estretament vinculada a quina àrea obre cada tipus d’expedient.
Ho hem plasmat en l’Eina de Gestió d’Expedients, que conté 1872 tipus i subtipus d’expedients, aprovada per la Junta de Govern Local, a sessió el dia 26 d’octubre de 2021.
D’aquests, 890 són expedients que poden incloure registres d’entrada i que cal saber amb precisió quina àrea els ha de tramitar, per tal de poder respondre més ràpidament a les peticions que formula la ciutadania.
TRANSFERÈNCIES DE DOCUMENTACIÓ
Una transferència de documentació és un traspàs de documents, sovint de les oficines de l’Ajuntament, als dipòsits de l’Arxiu Municipal.
Quan realitzem transferències comprovem que no falti cap document, traiem els materials nocius per a la conservació del paper i reorganitzem o tornem a encapsar la documentació, si convé.
La taula de treball sol presentar aquest aspecte.
Aquí teniu una altra imatge del “petit caos” que precedeix l’ordre, quan rebem una transferència. De vegades cal reordenar la documentació per garantir la conservació del paper, o reencapsar-la, per estalviar espai als dipòsits de l’Arxiu. Ah, i etiquetar les capses amb una referència; sinó, com les trobaríem, després?